บทที่ 6 จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

หน่วยที่ 6 จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail) คือ การส่งข้อความหรือข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลอื่นๆ ผ่านทางคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายเหมือนกับการส่งจดหมาย แต่อยู่ในรูปแบบของสัญญาณข้อมูลที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยเปลี่ยนการนำส่งจดหมายจากบุรุษไปรษณีย์มาเป็นโปรแกรม และเปลี่ยนจากการใช้เส้นทางจราจรคมนาคมทั่วไปมาเป็นช่องสัญญาณรูปแบบต่างๆ ที่เชื่อมต่อระหว่างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะตรงเข้ามาสู่ Mail Box ที่ถูกจัดสรรใน Server ของผู้รับปลายทางทันที

โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล

SMTP
  Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) เป็นโปรโตคอลสำหรับส่งอีเมลในเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
SMTP เป็นโปรโตคอลแบบข้อความที่เรียบง่าย ทำงานอยู่บนโปรโตคอล TCP พอร์ต 25 ในการส่งอีเมลไปยังที่อยู่ที่กำหนด จำเป็นต้องใช้ค่า MX (Mail eXchange) ของ DNSปัจจุบันมี mail transfer agent กว่า 50 โปรแกรมที่สามารถใช้ SMTP ได้ โดยมีโปรแกรม Sendmail เป็นโปรแกรมแรกที่นำ SMTP ไปใช้ โปรแกรมตัวอื่นได้แก่ Postfix, qmail และ Microsoft Exchange เป็นต้น

POP
 POP เป็นโปรโตคอลที่ทำหน้าที่โหลดอีเมลล์มาจากMTA ไปยัง User Agent ซึ่งในปัจจุบันได้พัฒนามาจนถึงเวอร์ชั่นที่3 แล้ว โปรโตคอลนี้เป็นตัวแรกที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้รับอีเมล์ และเพื่อให้สนับสนุนการทำงานในแบบoffline โดยจะติดต่อเข้าไปยังเมล์เซิร์ฟเวอร์แล้วดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมดมาไว้ที่ User Agent จากนั้นจะลบอีเมล์ที่เซิร์ฟเวอร์นั้นทิ้งไป เพื่อป้องกันการดาวน์โหลดซ้ำ แต่ผู้ใช้จะทำงานบบOnline กับ เซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ เนื่องจากการอ่านอีเมล์จะดึงอีเมล์ที่เก็บไว้ในUser Agent ขึ้นมาให้อ่านหลังจากที่ดาวน์โหลดมาเก็บไว้ ซึ่งในขณะนั้นอาจจะไม่ได้ออนไลน์อยู่กับเน็ตเวิร์กก็ได้โปรโตคอลของPOP3 จะทำงานในแบบไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์ คือมีโปรแกรมPOP server ในเมล์เซิร์ฟเวอร์ และPOP Client ในเครื่องผู้รับ ซึ่งปกติจะฝังอยู่ในโปรแกรมที่เป็นUser Agent เลย โปรแกรมทั้งสองจะติดต่อกันโดยใช้ชุดคำสั่งที่เป็นรหัสASCIIการทำงานของPOP3 จะทำงานร่วมกับโปรโตคอลTCP โดยทั่วไปจะใช้พอร์ต 110 ในการติดต่อ ขั้นตอนการทำงานของPOP3 จะมี3สถานะคือ

1.สถานะขออนุมัติ –เมื่อเริ่มต้นติดต่อกับเซิร์ฟเวอร์จะเป็นการเข้าสู่สถานะการขออนุมัติ โยไคลเอนต์จะต้องแจ้งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน(Password) เพื่อขออนุมัติจากเซิร์ฟเวอร์ก่อน โดยไคลเอนต์จะใช้คำสั่งUSER เพื่อระบุชื่อผู้ใช้ หรือคำสั่ง PASS เพื่อกำหนด Password แต่ในกรณีที่ชื่อและ Password ถูกเข้ารหัสไว้ และไม่ได้เป็นค่าASCII ทั่วไปไคลเอนต์จะใช้คำสั่ง APOP ทำงานแทนคำสั่ง USER และ PASS
2.สถานะรับส่งรายการ - หลังจากที่ได้รับอนุมัติจากเซิร์ฟเวอร์แล้ว ก็จเข้าสู่สถานะที่ใช้คำสั่งในการทำงานต่างๆ
3.สถานะปรับปรุงข้อมูล – เมื่อ User Agent เลิกใช้งานด้วยคำสั่งQUIT ของPOP3 เซิร์ฟเวอร์ก็จะเข้าสู่สถานะปรับปรุงข้อมูล เพื่อลบอีเมล์ที่ดาวน์โหลดเรียบร้อยแล้วออกไป จากนั้นก็จะเข้าสู่สถานะขออนุมัติใหม่โดยอัตโนมัติ เพื่อรอรับการทำงานครั้งต่อไป

รูปแบบของอีเมล และอีเมลแอดเดรส

อีเมล์คือวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือ แทนการส่งจดหมายแบบกระดาษ โดยใช้การส่งข้อมูล
ในรูปของสัญญาณข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากเครื่องหนึ่งไปยังผู้รับอีกเครื่องหนึ่งอีเมล์แอดเดรส ( E- mail Address) คือ ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต หรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเทอร์เน็ต ใช้สำหรับบอกตำแหน่งของผู้รับว่าอยู่ที่ไหน เช่นส่วนประกอบของอีเมล์แอดเดรส ประกอบด้วย ส่วนสำคัญ ดังตัวอย่างนี้ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name อาจใช้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กร ก็ได้ส่วนนี้ คือ เครื่องหมาย @ ( at sign) อ่านว่า แอทส่วนที่สาม คือ โดเมนเนม (Domain Name) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ที่เราสมัครเป็นสมาชิกอยู่ เพื่ออ้างถึงเมล์เซิร์ฟเวอร์ส่วนสุดท้ายเป็นรหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ ในที่นี้คือ .co.th โดยที่ .co หมายถึง commercial เป็นบริการเกี่ยวกับการค้า ส่วน .th หมายถึง Thailand อยู่ในประเทศไทย
รหัสบอกประเภทขององค์กร คือ
.com = commercial บริการด้านการค้า
.edu = education สถานศึกษา
.org = orgnization องค์กรที่ไม่แสวงหากำไร
.gov = government หน่วยงานรัฐบาล
.net = network หน่วยงานบริการเครือข่าย
ตัวอย่าง e-mail address
การลงทะเบียนขอ e-mail addressผู้ใช้บริการสามารถลงทะเบียนขอ e-mail address ได้จาก เว็บต์ที่ให้บริการทั้งแบบที่เสียค่าใช้จ่ายและฟรี เว็บไซต์ที่ให้บริการอีเมล์ฟรีการรับส่ง e-mail มีองค์ประกอบดังนี้

-เว็บไชต์ที่ให้บริการรับส่ง e-mail เปรียบเหมือนที่ทำการไปรษณีย์

- e-mail address ของผู้ส่ง

- e-mail address ของผู้รับ

โปรแกรมอีเมล์
โปรแกรมอีเมล์ คือ โปรแกรมที่ใช้สำหรับรับและส่งอีเมล์ โปรแกรมอีเมล์ทีได้รับความนิยมมาก ได้แก่
Outlook Express เป็นโปรแกรมที่อยู่ในอินเทอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ 5 ของบริษัทไมโครซอฟท์
2. Netscape Mail เป็นโปรแกรมอีเมล์ในชุดเน็ตสเคปคอมมิวนิเคเตอร์ 5.0
3 . Eudora Pro เป็นโปรแกรมอีเมล์โดยเฉพาะซึ่งมีคุณสมบัติที่แตกต่างจากโปรแกรมอีเมล์ประเภทอื่น เช่น ถ้าเราโหลดข้อมูลเมล์เสร็จ โปรแกรมจะยุติการติดต่อโดยอัตโนมัติตรวจเช็กกล่องไปรษณีย์ตามเวลาที่กำหนด เหมาะกับการใช้งาบนเครือข่ายการรับ – ส่งอีเมล์ ด้วยโปรแกรม Outlook Express
โปรแกรม Outlook Express เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมล์ที่ติดตั้งพร้อมกับวินโดวส์ 98 ซึ่งสามารถเรียกโปรแกรม Outlook Express ได้โดยคลิกที่ปุ่ม Start ---- > Programs --- > Outlook Express หรือ คลิกไอคอนบน desktop จะได้หน้าต่างของ Outlook Express ดังนี้



ส่วนประกอบสำคัญของ Outlook Express มีดังนี้

1. แถบปุ่มคำสั่ง สามารถคลิกที่ปุ่มเพื่อทำงานอีเมล์ เช่น ตอบอีเมล์ พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ ส่งอีเมล์
2. โฟลเดอร์ของอีเมล์ เป็นการจัดแสดงอีเมล์ที่ส่งมา โดยจัดแสดงในรูปของแผนภูมิต้นไม้
3. รายชื่อบุคคลที่บันทึกไว้
4. หัวข้ออีเมล์ เป็นหัวข้อสำคัญ (Subject) ของอีเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ เช่น ถ้าเราคลิกที่ Inbox ก็จะปรากฏรายชื่อจดหมายขึ้นมา
5. เนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือก เป็นบริเวณที่แสดงรายละเอียดเนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือกจะอ่าน
การติดตั้งตู้จดหมาย ( mail box)จดหมายที่ถูกส่งมาจะจัดเก็บที่ เครื่อง Server ของผู้ให้บริการ ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ ในการเปิดอ่าน หรือรับส่งจดหมาย โดยใช้โปรแกรมของผู้ให้บริการเอง หรือใช้โปรแกรม outlook express ถ้าใช้ outlook express จะต้องติดตั้งโฟลเดอร์ หรือ Mail box
โฟลเดอร์เป็นส่วนที่แสดงจดหมายที่ส่งเข้ามา(inbox ) ส่งออก(out book) เก็บสำเนาไว้ใช้ในการอ้างอิง (Sent Items) เปรียบเหมือนตู้จดหมายที่แขวนอยู่ที่หน้าเรา โปรแกรม outlook express ในแต่ละเครื่องสามารถติดตั้ง ตู้จดหมายหรือโฟลเดอร์ได้มากกว่าหนึ่ง แอดเดรส และ แอดเดรส หนึ่งสามารถไปใช้งานที่เครื่องไหน ก็ได้ แต่จะต้องติดตั้งตู้จดหมายทุกครั้งที่เปลี่ยนเครื่องใช้งาน สมมุติว่า ต้องการสร้างตู้จดหมายของผู้ดูแลระบบ โดย แอดเดรสของ คือมีขั้นตอน การสร้างดังนี้

1. ที่เมนู Tools เลือกเมนู Accounts
2. ที่แท็บ Mail คลิกปุ่ม Add -- > mail



จะปรากฏหน้าจอสำหรับกำหนดค่าต่าง ๆ ดังต่อไปนี้



display name คือชื่อแสดงให้ผู้รับทราบว่าเป็น ใส่ e-mail address ในที่นี้คือ
จดหมายจากใคร



4. กำหนดค่าของ Mail Server ที่ให้บริการเมล์สำหรับเมล์ของ สรส. ให้ตั้งค่าดังนี้My incom mail Server ให้เลือก IMAPIm coming mail server คือ Server ที่รับ จดหมายเข้า ให้เติม mail.ians.navy.mi.thOutgoing mail Server คือ Server ที่ให้บริการส่งจดหมายออก ให้เติมmail.ians.navy.mi.th
5. กำหนดค่าของ Account name และpassword ของ e-mail address



Account name คือ ข้อความที่อยู่หน้าเครื่องหมาย @ ในที่นี้คือ adminในช่อง Remember name ถ้ามีเครื่องหมายถูกอยู่ข้างหน้า หมายถึงให้โปรแกรมจำ password ของ e-mail address นี้ เมื่อเปิดใช้ตู้จดหมายนี้ทุกครั้งจะไม่มีการถาม passwordแต่มีข้อเสียคือถ้ามีคนอื่นมาใช้โปรแกรมที่เครื่องนี้ด้วย จะสามารถเปิดอ่าน หรือลบจดหมายของเราไก้



6. หลังจากคลิกปุ่ม next จะกลับไปที่หน้าจอ ดังรูป
จากรูปให้คลิกปุ่ม Close
7. โปรแกรมจะถามว่าต้องการโหลดโฟลเดอร์จาก mial server หรือไม่ ให้ตอบ Yes



โปรแกรมจะโหลดข้อมูลจาก Server มาแสดงที่เครื่องของเรา



ถ้าสามารถติดต่อ Server ได้และโหลด ข้อมูลสำเร็จจะปรากฏ หน้าจอนี้คลิกปุ่ม Ok เพื่อจบขั้นตอนสร้างตู้จดหมายใหม่

การเปลี่ยนคุณสมบัติของตู้จดหมาย ให้คลิกขวาที่ชื่อ โฟลเดอร์และเลือกเมนู Properties



ชื่อของ Folder หรือตู้จดหมาย สามารถเปลี่นเพื่อให้สื่อความหมายว่า คือตู้ของใคร

จากรูปนี้ มีตู้จดหมายอยู่ 3 ตู้ คือ admin , stg_wgm และ suparat แสดงว่ามีผู้ใช้โปรแกรมในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ในการรับส่งจดหมาย 3 คน หรือ 3 address ก่อนใช้งานต้องมั่นใจว่าได้เลือกตู้จดหมายของเราเอง โดยการคลิกเลือกที่โฟลเดอร์ของตนเองเท่านั้นการลบตู้จดหมาย ให้คลิกขวาที่ชื่อ โฟลเดอร์และเลือกเมนู Remove Accountการสร้างอีเมล์ (การเขียนอีเมล์)การเขียนอีเมล์ทำได้หลายวิธี โดยเราอาจจะพิมพ์ข้อความต่าง ๆ ด้วยโปรแกรม Wordpad บนวินโดวส์ 98 ,ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด หรือแม้แต่ในโปรแกรม Outlook Express ก็สามารถจะเขียนข้อความเป็นจดหมายได้

วิธีการเขียนอีเมล์ มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้
1. หลังจากเปิดโปรแกรม Outlook Express แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม New Mail หรือ (ขึ้นอยู่กับ version ของโปแกรม) ที่อยู่บนแถบเครื่องมือ หรือเลือกคำสั่ง File New Message ก็ได้หน้าต่าง ดังนี้



2. พิมพ์อีเมล์แอดเดรสของผู้ที่เราจะส่งไปถึงในช่อง To:
3. ถ้าเราจะส่งอีเมล์ไปหาคนหลาย ๆ คนในเวลาเดียวกัน ให้พิมพ์อีเมล์แอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่อง Cc: (Carbon Copy) คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน (;) จนครบตามจำนวนที่ต้องการ
4. พิมพ์ข้อความที่เป็นหัวเรื่องในช่อง Subject
5.คลิกตรงที่ว่างถัดจาก Subject ลงมา แล้วพิมพ์ข้อความที่เราต้องการจะส่ง เราสามารถปรับขนาดและแบบตัวอักษรได้ตามต้องการในช่อง To และ cc เราสามารถใส่ชื่อผู้รับโดยที่ไม่จำเป็นต้องพิพม์ชื่อลงไปโดยตรง เราสามารถเลือกชื่อผู้รับ จาก address book ได้โดยการคลิกที่ จะปรากฏหน้าจอสำหรับเลือกชื่อผู้รับดังนี้



เลือกชื่อผู้รับจากช่องด้านซ้ายมือและคลิกปุ่ม To จนครบตามที่ต้องการและคลิก ปุ่มOK

6. เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว เราสามารถส่งอีเมล์ได้ทันที โดยคลิกที่ปุ่ม Send (ในกรณีที่เรายังไม่ได้ต่ออินเทอร์เน็ตหรือติดต่อ Server ไม่ได้ อีเมล์จะถูกเก็บไว้ในกล่อง Outbox ซึ่งเป็นที่พักอีเมล์ของเรา เมื่อเราเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วก็สามารถส่งอีเมล์ได้

การแนบไฟล์ไปกับอีเมล์
ในการส่งอีเมล์นั้นไม่ใช่ว่าเราจะส่งได้เฉพาะข้อความที่เขียนในอีเมล์เท่านั้น แต่เราอาจจะต้องการส่งข้อความอื่น ๆ ที่มีขนาดยาว ๆ มีภาพประกอบ ซึ่งทำจากโปรแกรมวาดภาพ เราก็สามารถส่งไปพร้อม ๆ กับอีเมล์ได้

วิธีการแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ มีวิธีปฏิบัติดังนี้

1.หลังจากที่เราเขียนอีเมล์จบแล้ว พร้อมที่จะส่ง ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม บนปุ่มคำสั่ง จะได้หน้าต่างดังนี้



2. คลิกเลือกไฟล์ที่เราต้องการ อาจะส่ง 1 ไฟล์, 2 ไฟล์ หรือมากกว่านั้นก็ได้ โดยคลิกที่ชื่อไฟล์ แล้วคลิกที่ปุ่ม Attach ทีละไฟล์จนครบตามต้องการ
3. เปิดไปดูที่หน้าต่างอีกเมล์ของเราก็จะพบว่าในช่องถัดจาก Subject ลงมาจะมีช่อง Attach ขึ้นมา มีชื่อไฟล์ที่เราจะแนบส่งไปปรากฏขึ้น



4. คลิกที่ปุ่ม Send จะเป็นการส่งอีเมล์พร้อมกับไฟล์ที่แนบไปทันที
การตรวจสอบอีเมล์เข้าและการอ่านอีเมล์บางครั้งถ้าเราต้องการตรวจเช็กดูว่ามีคนอื่นส่งอีเมล์มาถึงเราหรือไม่ สามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้

1.เข้าสู่โปรแกรม Outlook Express



2.คลิกที่ปุ่ม (Send/Recv) บนแถบเครื่องมือ โปรแกรมจะโหลดข้อมูลจาก Server และปรากฏหน้าจอแสดงการทำงาน เราสามารถซ่อนหน้าจอโดยการคลิก ปุ่ม Hideเราสามารถตั้งเวลาการโหลดข้อมูลจาก Server ได้โดยการเลือกเมนู Tools และ option



คลิกเลือกแท็บ General
ที่ Send /receive message สามารถเลือก
- กำหนดเสียงเมือมีจดหมายเข้า
- ส่งและรับจดหมายเมื่อเริ่มทำงาน
- check จดหมายใหม่ ทุก ๆ …. วินาที ตามที่กำหนด
การอ่านอีเมล์ อีเมล์ใหม่ที่ถูกส่งเข้ามาจะเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Inbox วิธีการอ่านอีเมล์ให้ปฏิบัติ ดังนี้
1. คลิกเมาส์ที่โฟลเดอร์ Inbox
2. คลิกอีเมล์ฉบับที่ต้องการอ่าน




จดหมายที่ต้องการอ่าน
เนื้อความในจดหมายหรือดับเบิลคลิก จะเป็นการเปิดอีเมล์ทั้งฉบับจดหมายที่มีไฟล์แนบมาด้วยสามารถเปิดอ่านได้โดยการดับเบิลคลิกไฟล์ที่แนบถ้าต้องการ Save อีเมล์ไว้อ่านในโอกาสต่อไป

ให้เลือกคำสั่ง File --- > Save

4. ถ้าต้องการพิมพ์อีเมล์ให้เลือก Printการลบอีเมล์ ให้คลิกที่ปุ่ม Delete และ คลิก Yes เพื่อยืนยันการลบ
จดหมายที่ถูกลบจะมีเครื่องหมายกากบาทสีแดงรูปซองจดหมายและขีดกลาง แต่จดหมายยังไม่ถูกลบอกจาก Server จริง ถ้าต้องการลบจดหมายไม่ให้ปรากฏอีกให้คลิกปุ่ม บนแถบคำสั่ง จดหมายที่ลบจะหายไปจากตู้จดหมาย เราควรลบหมายที่ไม่ต้องการออกจากตู้เพื่อให้ที่เก็บข้อมูลบน Server มีที่ว่างมากขึ้นทำใหรับส่ง และโหลดจดหมายได้เร็วขึ้น

การเก็บบันทึกไฟล์แนบ

การลบจดหมายจะทำให้ไฟล์แนบหายไปด้วย เราสามารถเก็บบันทึกไฟล์ที่แนบกับจดหมายไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราเองได้ ผู้ใช้ควรสร้างโฟลเดอร์โดยเฉพาะเพื่อจัดเก็บข้อมูลให้เป็นสัดส่วนในเครื่อง ของตนเอง เมื่อใดก็ตามที่มีการบันทึกข้อมูลจากจดหมายให้เก็บในที่เดียวกันเพื่อให้ง่ายในการค้นหาภายหลัง



เมื่อเปิดอ่านจดหมายถ้ามีเครื่องหมายรูปที่หนีบกระดาษแสดงว่ามีไฟล์แนบมาด้วยการเก็บบันทึกไฟล์แนบให้คลิกขวาที่รูปที่หนีบกระดาษ และเลือกเมนู
Save Attachments

 

เลือกไฟล์ที่ต้องการบันทึกหรือเลือกทั้งหมด

เลือกสถานที่ เก็บบันทึกการบันทึกรายชื่อด้วย Address Bookการใช้ Address Book เพื่อบันทึกรายชื่อบุคคลที่เราติดต่อถึงบ่อย ๆ เราก็นำชื่อคนเหล่านั้นมาจัดทำเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการใช้งาน ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาพิมพ์ชื่อทุกคน ทุกครั้งที่จะส่งอีเมล์ โดยเฉพาะเมื่อต้องการติดต่อกับคนจำนวนมาก การใช้ Address Book จะช่วยประหยัดเวลาไปได้มากการทำ Address Book มี 2 วิธีใหญ่ ๆ คือการนำ Address Book ที่มีอยู่แล้วมาใช้งานการสร้างใหม่สำหรับ รายชื่อของหน่วยงานและบุคคลใน สรส. ได้ทำ Address Book เริ่มต้นไว้ให้แล้ว ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดได้จากหน้าเว็บเพจของ สรส. เมื่อต้องการเพิ่มรายชื่อ ก็สามารถเพิ่มจากที่มีอยู่แล้วได้ด้วยตนเอง

ขั้นตอนการนำ Address Book ที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน มีดังนี้

1. เก็บบันทึกไฟล์ Address Book ไว้ในเครื่องของตัวเอง ในที่นี้สมมุติว่า ได้ดาวน์โหลดจากหน้าเว็บ สรส.มาเก็บที่ desktop ชื่อไฟล์ add_ians.WAB



2. ที่แถบคำสั่งเลือกเมนู File -- > Import -- > Address book




3. เลือกไฟล์ Address Book และคลิกปุ่ม Open โปรแกรมจะโหลด e-mail address เข้ามาเก็บไว้ด



ที่หน้าต่าง Outlook Express เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Addresses) จะได้หน้าต่างแสดง

e-mail address ของหน่วยต่าง ๆ ดังนี้

สัญลักษณ์ หมายถึงกลุ่มบุคคล

การเพิ่มรายชื่อ e-mail address ใน Address Book
คลิกที่ปุ่ม New บนหน้าต่าง Address Book แล้วเลือก New Contact
พิมพ์ข้อมูลชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอีเมล์แอดเดรส ตามที่กำหนด



จากรป first name = A006 ใส่ไว้ ให้ Display name เริ่มต้นด้วยหมายเลข เมื่อเรียงลำดับแล้วให้ไปต่อท้าย A005 นายทหารงบประมาณ (ไม่ได้มีความหมายใด ๆ)
4. ถ้าต้องการจะเพิ่มชื่อใหม่ ๆ เข้าไปให้คลิกที่ปุ่ม Add แล้วคลิก OK จะปรากฏ Address Book ขึ้นมา เราก็พิมพ์เพิ่มได้ตามต้องการ
5. หลังจากพิมพ์ครบตามต้องการแล้วก็ปิด Address Book โดยคลิกที่ปุ่ม Closeการสร้างรายชื่อกลุ่มบุคคล ( Group)เมื่อเราต้องติดต่อกับคนกลุ่มเดิมอยู่บ่อย ๆ เราสามารถ นำชื่อบุคคลมาจัดเป็นกลุ่ม เพื่อสะดวกในการใช้งาน ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาพิมพ์ชื่อทุกคน ตัวอย่างเช่น นขต.สรส. ประกอบด้วย ธุรการ ของ นขต.สรส. ทั้งหมด 9 หน่วย เมื่อต้องการส่งจดหมายให้ นขต. สรส. จะต้องใส่ชื่อทั้ง 9 หน่วย บางครั้งอาจจะพลาดใส่ไม่ครบหน่วย เราสารมารถ นำ แอดเดรสของ ธก.นขต.สรส. ทั้งหมด มาจัดกลุ่ม และตั้งชื่อกลุ่มให้สื่อความหมายว่า นขต. สรส. โดยมีขั้นตอนดังนี้
ที่หน้าต่าง Outlook Express เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Addresses) จะได้หน้าต่างแสดง Addresses book
2. บนหน้าต่าง Address Book คลิกที่ปุ่ม New แล้วเลือก New Group จะปรากฏหน้าจอดังรูป
3. ใส่ชื่อกลุ่มที่ Group Name เพิ่มรายชื่อเข้ากลุ่มโดยการคลิกที่ Select Member จะปรากฏหน้าจอให้เลือกชื่อจาก address book เลือกรายชื่อที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่ม และคลิก ที่ Select จนครบตามที่ต้องการ จึงคลิก OK

4. กลับมาที่หน้าจอเดิม จากหน้าจอนี้สามารถ เพิ่ม หรือลบ สมาชิกได้ เมื่อได้สมาชิกตามที่ต้องการแล้วให้คลิก OK กลับไปที่หน้าจอ address book เห็นกลุ่มใหม่เกิดขึ้นมา

ประเภทของอีเมล

เว็บไซต์ที่ให้บริการฟรีอีเมล์มีอยู่มากมาย แต่ถ้าหากจะแยกประเภทของการใช้งาน สามารถแยกออกได้เป็น 2 แบบดังนี้

E-Mail แบบ POP

เป็น E-Mail อีกชนิดหนึ่ง ที่มีความสะดวกในการใช้งาน มาก เนื่องจากสามารถเช็คเมล์ได้จาก software เช็คเมล์ใดก็ได้ แต่ผู้ใช้จะต้องทำการ setup ใช้งานเอง เช่น การเซ็ทค่า incoming mail server ค่า outgoing mail server และอื่นๆ ซึ่งจะเป็นพื้นฐานอย่างดี สำหรับท่านที่คิดจะมี web site เป็นของตัวเองในโอกาสต่อไป เนื่องจากจะมีการใช้งานเมล์แบบนี้หมด และเมื่อถึงวันนั้นก็คงจะช่วยกัน โกยเงินดอลลาร์เข้าบ้านเรามั่ง ส่วนข้อดีของเมล์แบบนี้ จะสามารถเช็คเมล์ได้รวดเร็ว สะดวก ไม่มีขยะปนมากับเนื้อหาที่สำคัญไม่ต้องเข้ามาที่ web site นี้บ่อยๆ สามารถ insert ไฟล์ได้
ลักษณะของ POP
- ใช้โปรแกรมเฉพาะ เช่น Eudora หรือ Netscape mail เป็นต้น
- เครื่องที่ใช้อ่าน E-Mail มักเป็นเครื่องส่วนตัว
- มีคนนิยมใช้กันเกือบครึ่งโลก
- บางแห่งยังให้บริการทั้ง telnet, POP และ IMAP
- Server ที่ให้บริการมักเป็นระบบ UNIX หรือ LINUX

ข้อดี

- อยู่ในเครื่อง อ่านเมื่อไรก็ได้
- Offline จึงเร็ว
- Upload ครั้งเดียว สั่ง Disconnect ได้

ข้อเสีย

- ถ้า Download มาแล้ว จะไม่อยู่ใน server
- ผู้ให้บริการที่มีชื่อ ดี ๆ มีน้อย
-จำกัดว่าต้อง อ่านกับเครื่องที่ setup ไว้

E-Mail แบบ WEB Based

E-Mail แบบ Web based เป็น E-Mail แบบที่เรารู้จักกันเช่น hotmail.com yahoo.com chaiyo.com หรือแม้แต่ thaiall.com ก็ยังเป็น Web based email เพราะผู้ให้บริการพอใจ ที่จะให้บริการมากกว่า POP เนื่องจากการอ่าน หรือส่ง mail ผู้ใช้บริการจะต้องเข้ามายังเว็บของผู้ให้บริการทุกครั้ง ต่างกับ pop ที่ผู้ใช้บริการ สามารถใช้โปรแกรมดูด mail ไปอ่าน โดยไม่ต้องเข้าเว็บของผู้ให้บริการแต่อย่างใด

ลักษณะของ WEB Based

- เปิด email จากที่ใดก็ได้
- ใช้ browser ตัวใดก็ได้ เปิดอ่าน mail
- มีคนนิยมใช้กันเกือบครึ่งโลก
- เช่น hotmail.com chaiyo.com หรือ thaiall.com ข้อดี

ข้อดี

- ใช้ browser ตัวใดก็ได้ เปิดอ่าน mail
- เปิดจากเครื่องใดก็ได้ที่ มีโปรแกรม browser
- มักมีบริการเสริมหลายอย่างประกอบ เช่นดูด pop ได้

ข้อเสีย

- ช้าเพราะมีระบบ graphic ใน sponsor มาก
- บางเว็บที่ให้บริการมีปัญหาภาษาไทย
-มักช้ากว่าการเปิด mail แบบอื่น

ขั้นตอนของการขอใช้บริการอีเมล

มีเว็บไซต์หลาย ๆ เว็บไซต์ที่เปิดบริการเมลเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้บริการด้านอีเมลแก่ผู้ใช้บริการอินเทอร์เน็ตทั่วไป ซึ่งเป็นอีเมลฟรี โดยให้ผู้ใช้เลือกใช้บริการได้ แต่ละคนสามารถที่จะมีอีเมลแอดเดรสของตนเองได้เกินกว่า 1 อีเมลแอดเดรส โดยมีขั้นตอนในการสมัครขอใช้บริการอีเมลฟรีจากwww.yahoo.com ซึ่งสามารถสมัครได้ ดังต่อไปนี้

1. พิมพ์ http://www.yahoo.com/ กด Enter เพื่อเข้าสู่เว็บไซต์ของ http://www.yahoo.com/
2. คลิกเลือกที่เมนู Web
3. คลิกเลือก Sign Up Now จะแสดงรูปแบบการใช้บริการอีเมลที่เว็บไซต์นี้มีให้บริการโดยมีทั้งเป็นบริการอีเมลฟรี และเป็นบริการอีเมลที่ต้องเสียค่าใช้จ่าย
4. คลิกเลือก Sign Up Yahoo! Mail เพื่อขอใช้บริการอีเมลฟรี
5. กรอรายละเอียดของผู้ขอใช้บริการเพื่อลงทะเบียนสมาชิก โดยแบ่งออกเป็น 5 ส่วน ดังมีรายละเอียด ดังนี้
1. Create Your! ID
1. First Name : ชื่อ
2. Last Name : นามสกุล
3. Perferred content : เลือก Yahoo! U.S.
4. Gender : เพศ
5. Yahoo! ID : ชื่อผู้ใช้บริการ (Username)
6. สมาชิกหรือยัง ถ้ามีแล้วไซต์จะแสดงชื่ออื่นมาให้เลือก โดยจะเลือก โดยจะนำมาจากชื่อและนามสกุลผู้ขอใช้บริการ หรือให้ตั้งชื่อใหม่ เช่นแต่ถ้าเป็นชื่อที่ยังไม่ซ้ำกับผู้ใดจะปรากฏหน้าต่าง ดังนี้
7. Password : กำหนดรหัสผ่านต้องไม่ต่ำกว่า 6 ตัว
8. Re-type Password : ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งเพื่อเป็นการยืนยัน2 If You Forget Password…
9. Security question : ให้เลือกคำถามเพื่อใช้ในกรณีที่เราลืมรหัสผ่าน
10. Your answer : คำตอบสำหรับคำถามที่เราได้เลือกไว้ โดยจะต้องไม่ต่ำกว่า 4 ตัวอักษร
11. Birthday : วัน เดือน ปีเกิด
12. ZIP/Postal code : รหัสไปรษณีย์
13. Country : ประเทศ
14. Alternate E-mail : อีเมลอื่นๆ เช่น kulrapee@thaimail.com3 Customizing Yahoo!
15. Industry : อาชีพ
16. Title : ตำแหน่ง4 Verify Your Registration
17. Enter the code shown : ให้พิมพ์ตัวเลขหรือตัวอักษรที่แสดงไว้ในกรอบสี่เหลี่ยมด้านล่างเป็นการตรวจสอบการลงทะเบียน5 Terms of Serviceจะแสดงข้อตกลงในการลงทะเบียนเป็นสมาชิก โดยถ้าเลือก
I Agree : ยอมรับข้อตกลง และจะได้รับการลงทะเบียนเป็นสมาชิกI Do Not Agree : ถ้าไม่ยอมรับข้อตกลงก็จะถูกยกเลิกการลงทะเบียนเป็นสมาชิก เมื่อลงทะเบียนเรียบร้อยแล้วจะแสดงการตอบรับ ดังนี้ หลังจากได้รับการตอบรับจากเว็บไซต์แล้ว ก็จะทำให้เราสามารถมีอีเมลแอดเดรสเป็นของตนเอง เพื่อใช้ในการสื่อสารทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้


การเขียนและการส่งจดหมาย

การเขียนและการส่งจดหมาย
ขั้นตอนการเขียนและการส่งจดหมายสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้
1. ทำการ Log in เพื่อเปิดเมลบ๊อกซ์ขึ้นมาใช้งาน โดยต้องกำหนด ดังนี้Yahoo! ID : ชื่อผู้ใช้บริการ (Username)Password : รหัสผ่านที่ได้กำหนดไว้Remember my ID on this computer : เมื่อคลิกเลือกแล้วจะทำให้ในครั้งต่อไป หลังจากกำหนด Yahoo! ID แล้วจะไม่ต้องป้อนรหัสผ่านในการ Log in อีก เพราะได้จำรหัสผ่านไว้ให้
2. Sign in : คลิกที่ Sign in เพื่อทำการตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password เมื่อถูกต้องแล้วจึงจะสามารถเข้าไปใช้งานภายใน Yahoo! Mail ได้
3. หลังจากตรวจสอบ Yahoo! ID และ Password ถูกต้องแล้วจะปรากฏหน้าจอ ดังนี้
4. ถ้าต้องการตรวจสอบจดหมายที่เข้ามาในเมลบ็อกซ์ ให้คลิกที่ Check Mail
5. ถ้าต้องการที่จะเขียนจดหมายให้คลิกที่ Composeองค์ประกอบของจดหมายจะประกอบด้วย 3 ส่วนดังต่อไปนี้

ส่วนของหัวเรื่อง ประกอบด้วย

1. To : อีเมลแอดเดรสของผู้รับจดหมาย เช่น kulrapee@thaimil.com
2. Subject : หัวเรื่องของจดหมาย
3. Attach Files : การแนบไฟล์ชนิดต่างๆ ไปกับจดหมาย เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียงเมื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการแนบได้แล้วAttach Files : สั่งให้นำไฟล์ที่เลือกไปแนบกับจดหมายที่ต้องการส่ง
Cancel : ยกเลิกการแนบไฟล์ส่วนที่ใช้สำหรับการเขียนจดหมายจะคล้ายกับกระดาษเปล่า แต่จะสามารถเลือกรูปแบบของการเขียนจดหมายได้หลากหลายมากกว่าการเขียนจดหมายลงบนกระดาษเปล่าทั่วไป ซึ่งจะช่วยทำให้จดหมายดูน่าสนใจยิ่งขึ้น
หมายเลข 1. Spell Check ตรวจสอบคำผิด
หมายเลข 2. Cut การตัดข้อความ
หมายเลข 3. Copy การคัดลอกข้อความ
หมายเลข 4. Paste การวางข้อความ
หมายเลข 5. Font Face รูปแบบตัวอักษร
หมายเลข 6. Font Size ขนาดของตัวอักษร
หมายเลข 7. Bold ตัวอักษรแบบตัวหนา
หมายเลข 8. Italic ตัวอักษรแบบตัวเอียง
หมายเลข 9. Underline การเขียนเส้นใต้ข้อความ
หมายเลข 10. Text Color กำหนดสีของตัวอักษร
หมายเลข 11. Highlight Color สีสำหรับการเน้นข้อความ หรือตัวอักษร
หมายเลข 12. Insert Emotion สัญลักษณ์แสดงอารมณ์และความรู้สึกแบบต่างๆ
หมายเลข 13. Create Hyperlink การสร้างการเชื่อมโยง (Link)
หมายเลข 14. Align Text การจัดรูปแบบการพิมพ์ เช่น กึ่งกลาง ชิดซ้าย ชิดขวา
หมายเลข 15. List การเลือกหัวข้อแบ่งออกเป็น
Numbered List : หัวข้อเป็นรูปแบบของตัวเลข
Bulleted List : หัวข้อเป็นรูปแบบของสัญลักษณ์
หมายเลข 16. Decrease Indent การลดย่อหน้า
หมายเลข 17. Increase Indent การเพิ่มย่อหน้า
หมายเลข 18. Apply Stationery การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของการใช้อีเมล

คำสั่งสำหรับการส่งจดหมาย
ส่วนที่ 1 คำสั่งที่ใช้สำหรับการส่งจดหมายSend : คำสั่งเพื่อให้เมลไคลเอนท์ทำการส่งจดหมายSave as draft : บันทึกจดหมายเป็นสำเนาเก็บไว้เพื่อสามารถตรวจสอบจดหมายภายหลังได้Cancel : ยกเลิกการส่งจดหมายส่วนที่ 2 Use my signatureเปรียบเสมือนกับการเขียนจดหมายด้วยกระดาษพร้อมทั้งเซ็นลายมือชื่อกำกับในจดหมายด้วย เพื่อป้องกันการปลอมแปลงจดหมายเมื่อได้จัดส่งจดหมายให้เรียบร้อยแล้ว yahoo! Mail จะแจ้งให้ผู้ขอให้บริการทราบทันที เพื่อจะได้ทราบว่าจดหมายที่ถูกส่งไปนั้นได้ถึงมือผู้รับแล้ว หรือมีปัญหาในการส่งจดหมายเกิดขึ้นเมื่อจดหมายที่ส่งไปแล้วไม่สามารถที่จะส่งไปถึงมือผู้รับได้ เช่น กรณีที่ที่อยู่ของผู้รับไม่ถูกต้อง จะแจ้งการตีกลับของจดหมายมายังผู้ส่ง


องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

เมนูหลัก ประกอบด้วย 4 เมนู ดังต่อไปนี้

1. Inbox : กล่องจดหมายเข้าจะแสดงจดหมายที่มีอยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมด โดยจะจัดเรียงตามวันที่ของจดหมายที่เข้ามา
2. Sent : กล่องจดหมายออกจะแสดงจดหมายที่ได้เขียนและส่งออกไปยังผู้รับ โดยจะจัดเรียงตามลำดับของการส่งจดหมายออกก่อนหลัง
3. Draft : กล่องเก็บสำเนาจดหมายในบางครั้งเมื่อส่งจดหมายออกไปแล้วจ้องการที่จะเก็บจดหมายไว้เพื่ออ่าน หรือเพื่อดูว่าได้ส่งจดหมายไปยังใครบ้าง หรือเมื่อต้องการที่จะส่งจดหมายฉบับเดิมอีกก็จะไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนจดหมายใหม่ สามารถนำจดหมายที่อยู่ในกล่องเก็บสำเนาจดหมายมาใช้ส่งต่อไปยังผู้รับได้เลย เช่นเดียวกับวิธีของงานธุรการด้านเอกสารที่เมื่อได้ทำหนังสือของหน่วยงานส่งออกไปยังหน่วยงานอื่นๆ แล้ว จำเป็นที่จะต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อที่จะสามารถกลับมาตรวจอบการส่งจดหมาย หรือเพื่อที่จะสามารถค้นหาเอกสารที่ได้ทำการส่งไปแล้วในภายหลังได้
4. Trash : ถังขยะเมื่อเราได้อ่านจดหมายจากกล่องจดหมายเข้าเรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะลบจดหมายฉบับนั้นออก เพราการสมัครอีเมล์ฟรีนั้น เมล์เซิร์ฟเวอร์จะให้พื้นที่ในการจัดเก็บจดหมายจำนวนไม่มากนัก เช่น 10 MB, 5 MB, 2 MB เป็นต้น ดังนั้น ถ้าภายในกล่องจดหมายเราเก็บจดหมายไว้มาก จะทำให้พื้นที่ของกล่องจดหมายเต็มแล้วจะไม่สามารถ รับจดหมายอื่นๆ ที่จะเข้ามาใหม่ได้อีกเพราะกล่องรับจดหมายเต็มแล้ว

Addresses
  Addresses คือ การบันทึกอีเมล์แอดเดรสของบุคคลต่างๆ ไว้ในเมล์บ็อกซ์เช่นเดียวกับการบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนไว้ในเครื่องโทรศัพท์มือถือ เพื่อสะดวกในการสื่อสารกันในครั้งต่อไป ซึ่งเราจะไม่ต้องพิมพ์อีเมล์แอดเดรสของบุคคลคนนั้นอีก เพียงแต่เปิดดูเมนูแอดเดรสขึ้นมาแล้วจะสามารถเลือกที่อยู่ของบุคคลที่ต้องการเขียนจดหมายไปถึงได้ทันที
เมื่อเราส่งจดหมาย จะสามารถกำหนดให้บันทึกอีเมล์แอดเดรสที่ได้ส่งจดหมายออกไปนั้นเก็บไว้ในAddresses ได้ทันที เพียงแต่คลิก Add to Addresses Bookโดยสามารถกำหนดได้ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้
1. เมื่อกำหนดให้ส่งจดหมายจากเมล์ไคลเอนท์เรียบร้อยแล้ว จะแสดงชื่อของอีเมล์แอดเดรสที่ได้ทำการส่งจดหมายไปให้ เพื่อแจ้งผลของการส่งว่าได้สามารถจัดส่งจดหมายจากเมล์ไคลเอนท์ของผู้ส่งไปยังเมล์เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับเรียบร้อยแล้ว
2. ถ้าต้องการบันทึกอีเมล์แอดเดรสที่ได้ทำการจัดส่งจดหมายเรียบร้อยแล้ว จะมีเมนูคำสั่งให้เลือกอยู่ด้านล่างว่า "Add to Addresses Book" ให้ทำการคลิกได้เรื่อง
3. จะปรากฏหน้าต่างสำหรับให้กำหนดรายละเอียดของเจ้าของอีเมล์ที่ต้องการบันทึกไว้ ดังนี้
First Name : ชื่อ
Last Name : นามสกุล
Nickname : ชื่อเล่น
4. จะปรากฏหน้าต่างแสดงรายละเอียดของอีเมล์ที่ได้ทำการบันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว
5. โดยจะมีปุ่มคำสั่งให้สามารถเลือกการทำงานได้ ดังต่อไปนี้Delete : ลบอีเมล์แอดเดรสที่ได้ทำการบันทึกแล้วSend Mail : เมื่อต้องการส่งจดหมาย โดยเลือกที่อยู่จากอีเมล์ที่ได้บันทึกไว้
Move to Category... : จัดกลุ่มของอีเมล์แอดเดรส
6. การจัดกลุ่มของอีเมล์แอดเดรส เมื่อคลิกที่ Move to Category...เลือกที่ [New Category] และกำหนดชื่อของโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมล์แอดเดรสพร้อมทั้งเลือกชื่อเจ้าของอีเมล์ที่ได้บันทึกรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว เพื่อนำไปจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่ได้กำหนดขึ้นจากSelected Contacts :
เมื่อกำหนดทั้งโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บอีเมล์แอดเดรส และเลือกชื่อเจ้าอีเมล์ที่ต้องการจัดเก็บแล้ว ให้คลิกเลือกที่ Move Contacts เพื่อทำการบันทึกต่อไปถ้ากำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว แต่ไม่ต้องการจัดเก็บ ให้คลิกที่ Cancel เพื่อยกเลิกการทำงาน

Calendar
Calendar คือ ปฏิทินสำหรับบันทึกตารางการปฏิบัติงาน โดยจัดแบ่งเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ปี และเรียงตามเหตุการณ์ เพื่อช่วยให้สะดวกในการค้นหา
Notepad
Notepad เปรียบเสมือนสมุดบันทึกช่วยจำ โดยให้พิมพ์ข้อความต่างๆ ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ และสามารถที่จะเปิดออกมาอ่านเมื่อใดก็ได้ โดยกำหนดการบันทึกได้ ดังต่อไปนี้
1. เลือกเมนู Notepad
2. พิมพ์ข้อความที่ต้องการบันทึกในช่อง Notes
3. ถ้ายังไม่มีโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บเลือกที่ Save and Add Another จะปรากฏข้อความเพื่อให้กำหนดชื่อของโฟลเดอร์ใหม่
4. ถ้าได้กำหนดโฟลเดอร์ไว้แล้วจะสามารถเลือกชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บจากช่อง Folder ได้ทันที
5. แสดงรายการที่ได้บันทึกไว้ใน Notepad
6. ถ้าต้องการเพิ่มบันทึกข้อความ ให้คลิกที่ Add Note
7. ถ้าต้องการเมโฟลเดอร์ ให้เลือกที่ Add Folder
8. เมื่อต้องการที่จะอ่านบันทึกเรื่องใด ให้คลิกที่เรื่องนั้น จะปรากฏเนื้อหาของข้อความทั้งหมดออกมา
9. แต่ถ้าต้องการลบบันทึกข้อความเรื่องใด ให้คลิกเลือกที่ช่องด้านหน้าข้อความนั้น จะปรากฏเครื่องหมาย สี่เหลี่ยมข้างในมีเครื่องหมายถูก แล้วให้คลิกที่ Delete จะทำการลบบันทึกข้อความที่เลือกนั้นทันที

การอ่านจดหมาย
ภายในกล่องจดหมายเข้า จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายใต้กล่องเก็บจดหมายนี้ เมื่อเราคลิกที่ Inbox จะปรากฏรายการของจดหมายที่มีอยู่ ถ้าต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับใด ให้คลิกที่ตัวจดหมายนั้น แล้วจะแสดงรายละเอียดของเนื้อหาในจดหมายพร้อมทั้งจะมีหัวจดหมายเพื่อให้เราทราบถึงที่มาของจดหมายได้ ดังนี้
Date : วันที่ได้รับจดหมาย
From : ชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย
Subject : หัวเรื่องของจดหมาย
To : ที่อยู่ของผู้รับ

การตอบจดหมายกลับ
การตอบจดหมายกลับ เมื่ออ่านจดหมายแล้วต้องการส่งจดหมายเพื่อตอบกลับไปยังผู้ส่ง สามารถคลิกเลือก Reply เราจะไม่ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับอีก โดยกำหนดการส่งได้ ดังนี้
1. Reply To Sender : ตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง
2. Reply To Everyone : ตอบกลับทุกคนเมื่อตอบจดหมายเรียบร้อยแล้ว สามารถที่จะเลือก
1. Send เพื่อส่งจดหมาย หรือ
2. Save as a Draft เพื่อบันทึกจดหมายไว้ที่กล่องเก็บสำเนาจดหมาย หรือ
3. Cancel ยกเลิกการส่งจดหมาย

การตอบจดหมาย
3.1 ถ้าต้องการตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่งจดหมายนั้น ให้คลิกที่ Reply ( หากมีข้อความเตือนเกี่ยวกับ Security Information ให้คลิก Continue ) เพื่อเขียนจดหมายตอบ



3.2 ถ้าต้องการตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่งจดหมายและผู้ที่ถูกระบุชื่อใน Cc ของจดหมาย ฉบับนั้น ให้คลิกที่ Reply to All (หากมีข้อความเตือนเกี่ยวกับ Security Information ให้คลิก Continue)



3.3 พิมพ์ข้อความลงในจดหมายตอบ (สามารถพิมพ์ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ)
3.4 คลิกที่Send Message 

การส่งต่อจดหมาย
การส่งต่อจดหมาย หมายความว่า เมื่อเราส่งจดหมายฉบับนี้ไปยังบุคคลอื่นๆ อีก คล้ายกับระบบจดหมายเวียนที่สามารถส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกเป็นจำนวนมาก โดยไม่ต้องเสียงเวลาที่จะเขียนจดหมายทีละฉบับเพื่อส่งให้แต่ละคน จะเป็นการช่วยลดเวลาในการเขียนจดหมาย และยังสามารถทำเป็นสำเนาเพื่อส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกด้วย โดยวิธีการส่งต่อจดหมายสามารถทำได้ ดังนี้
เมื่อคลิกเลือกจดหมายขึ้นมาอ่านแล้ว จะทำการส่งต่อไปให้เพื่อนคคนอื่นอีก ให้เลือกที่ Forward จะปรากฏเมนูให้เลือก ดังนี้
1. As Inline Test : จะปรากฏเนื้อหาเดิมของจดหมายที่เราได้รับแสดงออกมาเพียงแต่พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับลงไปเราก็สามารถทำการส่งต่อจดหมายไปยังผู้อื่นได้ โดยที่มีเนื้อหาของจดหมายเหมือนเดิม และสามารถเพิ่มเติมข้อความใหม่ได้
2. As Attachment : เป็นการทำจดหมายที่ต้องการส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ให้เป็นการแนบไฟล์ข้อมูล เช่น เมื่อเราได้รับข่าวสารที่สำคัญมาทางอีเมล์ แล้วต้องการส่งต่อไปให้เพื่อน สามารถที่จะทำไฟล์นั้นให้เป็นการแนบไฟล์เพื่อเป็นการยืนยันข้อมูลได้ส่งต่อจดหมายแบบ Redirect หมายถึง การส่งต่อจดหมายโดยคงชื่อผู้ส่งเดิมไว้ส่งต่อจดหมายแบบ Forward หมาย ถึง การส่งต่อจดหมายโดยใช้ชื่อผู้ส่งต่อ เนื้อหาของจดหมายที่ส่งต่อสามารถถูกดัดแปลง แก้ไข เพิ่มเติม หรือถูกลบออกโดยผู้ส่งต่อได้
ส่งต่อจดหมายแบบ Redirect ( จดหมายที่คงชื่อผู้ส่งจดหมายคนเดิม คลิกที่ Redirect



พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับ คลิกที่ Send Message เพื่อส่งจดหมายการส่งจดหมายแบบ Forward (ชื่อผู้ส่งต่อจดหมายเป็นชื่อผู้ส่งจดหมาย)คลิกที่ Forwardพิมพ์ชื่อที่อยู่อีเมลของผู้รับ ผู้ส่งสามารถเพิ่มเติมข้อความหรือลบข้อความตามที่ต้องการก่อนส่งต่อจดหมายได้




คลิกที่ Send Message เพื่อส่งจดหมาย

การลบจดหมาย
เมื่อได้อ่านจดหมายแล้ว แบะถ้าไม่ต้องการเก็บจดหมายฉบับนี้ไว้อ่านอีก เราก็จะทำการลบจดหมายฉบับนั้นทิ้ง เพราะการใช้งานในอีเมลนั้นเราจะได้รับเนื้อที่จากเมลเซิร์ฟเวอร์ในการเก็บจดหมายจำหน่วยจำกัด ขึ้นอยู่กับแต่ละเมลเซิร์ฟเวอร์จะกำหนด ดังนั้น ถ้าเราเก็บจดหมายทุกฉบับไว้ก็จะทำให้ตู้เก็บจดหมายของเราเต็มได้ หรือจำนวนจดหมายที่มากเกินไปเมื่อเราต้องการที่จะอ่านจดหมายฉบับเก่าอาจต้องใช้เวลานานในการค้นหาจดหมายฉบับนั้น ดังนั้น เราจึงต้องทำการลบจดหมายที่ไม่ต้องการทิ้งไปจากกล่องเก็บจดหมายของเราซึ่งวิธีในการลบจดหมายทิ้งสามารถทำได้ ดังนี้
1. คลิกไปที่กล่องจดหมายเข้า (Inbox) เพื่อให้รายการของจดหมายที่อยู่ในกล่องจดหมายทั้งหมดออกมา
2. เมื่อต้องการลบจดหมายฉบับใด ให้คลิกที่กรอบสื่เหลี่ยมที่อยู่หน้าจดหมายแต่ละฉบับจะเกิดสัญลักษณ์
3. ให้คลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Delete เพื่อสั่งให้ลบจดหมายออกจากกล่องจดหมาย
4. จะแสดงข้อความเพื่อให้ยืนยันความต้องการที่จะลบจดหมายจากกล่องเก็บจดหมายเมื่อต้องการที่จะลบจดหมายฉบับนั้นจริง ให้คลิกเลือกที่ปุ่ม Delete แต่ถ้ายังไม่ต้องการลบจดหมายออก ให้คลิกที่ปุ่ม Don’t Delete แล้วจดหมายจะไม่ถูกลบออกจากกล่องเก็บจดหมายเพียงทำตามขั้นตอนดังกล่าวแล้ว จะทำให้เราสามารถลบจดหมายที่ไม่ต้องการออกจากกล่องเก็บจดหมายได้ แต่การลบจดหมายนั้น จดหมายที่ถูกทำการลบออกไปแล้วจะยังไม่ถูกลบออกไปจากหน่วยความจำอย่างแท้จริง แต่จะถูกนำไปทิ้งไว้ที่ขยะ (Trash) เช่นเดียวกับการลบไฟล์ต่างๆ ของ Microsoft Windowsที่จะนำไฟล์ที่ถูกลบไปเก็บไว้ที่ Recycle Bin ซึ่งจะสามารถกู้จดหมายที่ถูกลบไปแล้วกลับคืนมาได้

การกู้จดหมายกลับคืน

การกู้จดหมายกลับคืนสามารถทำได้ ดังต่อไปนี้
1. คลิกที่ Trash
2. คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการกู้กลับคืน
3. คลิกที่ Move เพื่อกำหนดสถานที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะ (Trash) ไปเก็บไว้
4. แต่ถ้าต้องการลบจดหมายฉบับนี้ออกจากถังขยะ (Trash) ก็เพียงแต่คลิกเลือกจดหมายแล้วให้คลิกที่Delete จะเป็นการลบจดหมายออกจากถังขยะ (Trash) ทันที และจะไม่สามารถกู้จดหมายกลับคืนได้อีกต่อไป

แบบฝึกหัดบทที่ 6

1. กล่องเก็บสำเนาจดหมาย

ก. Inbox
ข. Sent
ค. Draft
ง. ถูกทุกข้อ

2. Reply To Everyone มีความหมายตรงกับข้อใด

ก. ตอบจดหมาย
ข. ตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง
ค. ตอบกลับทุกคน
ง.ไม่มีข้อใดถูก

3. ข้อใดคือโปรโตคอลที่ใช้ในการจัดการเมลบ็อกซ์ซึ่งนำมาใช้แก้ปัญหาของ POP3

ก.TCP
ข.IMAP
ค.SMTP
ง.POP

4. ปฏิทินสำหรับการบันทึกตารางการปฏิบัติงาน

ก. Calendar
ข. Cancel
ค. Contacts
ง. Cannon

5. ข้อใดเป็นโปรโตคองที่ให้บริการเครือข่ายโดยมีการรับรองว่าข้อมูลจะส่งถึงปลายทาง

ก.TCP
ข.IMAP
ค.SMTP
ง.POP

6. First Name คือ

ก.นามสกุล
ข.เพศ
ค.ชื่อ
ง.ที่อยู่

7. Reply To Sender มีความหมายตรงกับข้อใด

ก. ตอบจดหมาย
ข. ตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง
ค. ตอบกลับทุกคน
ง. ถูกทุกข้อ

8. ถ้าต้องการทำให้ตัวอักษรหนาขึ้นต้องใช้คำสั่งใด
ก. U
ข. I
ค. B
ง. A

9. ถ้าต้องการทำให้ตัวอักษรตัวหนาต้องใช้คำสั่งใด

ก. U
ข. I
ค. B
ง. A

10. ข้อใดคือส่วนประกอบของการรับส่งอีเมลผ่านทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

ก .เมลเซิร์ฟเวอร์

ข. เมลไคลเอนท์
ค. โปรโตคอลสำหรับรับส่งเมล
ง. ถูกทุกข้อ





เฉลย 1.ค 2.ค 3.ข 4.ก 5.ก 6.ค 7.ข 8.ค 9.ค 10.ง